Administrar uma empresa não é fácil, independentemente do tamanho que ela possui no momento e saber como administrar uma pequena empresa é essencial. São muitos detalhes e nuances que podem fazer a diferença entre ter ou não sucesso em seu meio. Toda empresa precisa manter hábitos saudáveis, para que seus processos sejam realizados da melhor maneira possível. É indispensável ser profissional e ter foco na melhoria contínua. Quem não estiver atento a isso, estará fadado ao fracasso e ao encerramento das atividades.
Administrar bem é saber planejar suas ações, organizar atividades, coordenar e controlar toda sua gama de recursos, distribuindo-os da melhor forma possível, no momento adequado, para os departamentos de destino, com todos os requisitos propostos. É saber agradar seu cliente e atender as suas necessidades, de forma a obter os melhores resultados financeiros, logísticos, operacionais e muito mais, ficando apto a concorrer com qualquer outra empresa ou companhia do ramo, sem medo de fazer feio.
Para conseguir tudo isso, é preciso um método. E você não precisa de grandes livros ou inúmeros volumes para aprender como. Quer descobrir como administrar uma pequena empresa em 10 passos? Confira no post a seguir:
Desperte o empreendedor que existe em você
O empreendedor é acima de tudo um sonhador, uma pessoa que desperta em si a energia e assume o trabalho necessário para vencer no meio em que competirá. Quando você entrar de cabeça no ramo, precisa deixar o seu lado empreendedor vir à tona. Você é o responsável pela empresa e precisa assumir o posto com todos seus encargos e seu ônus. Tenha uma visão ampla, holística e sem conceitos preconcebidos.
Leia bastante, procure bons blogs sobre o seu setor. Revistas e livros são ótimos também! A grande vantagem dos blogs é manter-se sempre atualizado com as tendências do mercado.
Além de seguir blogs específicos do seu setor, acompanhe blogs sobre gestão empresarial. Todos eles tendem a lhe dar dicas sobre gestão financeira, gestão de estoque, vendas, RH etc. O empreendedor deve saber um pouco de cada coisa, pois muitas vezes na pequena empresa ele desempenha diversas funções ao mesmo tempo.
Faça o planejamento estratégico de sua empresa e defina metas
É indispensável fazer um planejamento estratégico para qualquer negócio ter sucesso. É através dele que você vai atingir o propósito ou alvo que determinou em um certo período de tempo, visando uma situação melhor. Eles devem surgir da análise de oportunidades e recursos feitos de maneira centrada e realista, fugindo de desejos ou números inatingíveis. Eles devem derivar da missão e da visão da organização com finalidades e caráter mais específicos e então orientarão as ações com maior precisão.
Defina as metas que você quer atingir neste ano e divida elas em metas menores. Por exemplo, se você quer vender R$ 500.000,00 este ano, você deverá vender R$ R$ 42.000,00 por mês. Desta forma, você deverá vender, por dia útil (levando em consideração que temos 22 dias úteis no mês) R$ 1.900,00.
Trata-se de uma meta possível? Quantos vendedores você tem na sua empresa hoje? Tudo influencia na hora de definir as metas. Seu ticket médio, o número de vendedores etc. Se você tem um ticket médio alto e 10 vendedores, é bem possível de alcançar uma venda de R$ 1.900 diariamente, já, na maioria das pequenas empresas, uma meta desta seria muito ousada.
Comece com metas menores e vá aumentando elas gradativamente. Funciona muito bem!
Adote um sistema de gestão
A tecnologia é uma realidade em nosso mundo e usá-la a seu favor é uma atitude extremamente inteligente. Desenvolver um sistema de gestão é essencial para colocar seu planejamento em prática e obter os melhores resultados no caminho árduo de saber como administrar uma pequena empresa. Entre suas várias funcionalidades, existem algumas que permitem ao usuário o gerenciamento perfeito de pagamentos e recebimentos, CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente), o registro com informações gerais do cliente, de extratos e movimentações, a emissão de notas fiscais e o controle de estoque. Procure por um sistema simples de usar e que foi feito para facilitar o trabalho de empreendedores, integrando os sistemas financeiros, de estoque, de vendas e de compras. Vai ser um diferencial tremendo em seu negócio. Que tal experimentar o QuantoSobra? 
Crie um plano de comunicação interna
Sua empresa não funciona sozinha. Ela precisa de integração e comunicação eficaz entre os colaboradores e funcionários. São muitos os níveis como isso pode ser elaborado, mas o indispensável é ter clareza nesse processo para que não ocorram falhas.
E isso vale, tanto para as grandes quanto para as pequenas empresas. Boa parte dos problemas ocorre justamente porque as pessoas não conseguem dizer o que elas realmente querem. É preciso adotar os métodos certos para quem as mensagens cheguem de forma segura a quem for de direito.
Em uma pequena empresa, colocar um quadro na sala de reuniões ou na cozinha pode funcionar muito bem. Um vidro para escrever com caneta nas áreas comuns onde os empregados passam também ajuda bastante! Ainda, use o email! Envie emails com as decisões resumidas e as diretrizes adotadas pela empresa.
Caso você trabalhe com equipes remotas, uma boa dica é usar o Slack.
Desenvolva seu plano de marketing
O plano de marketing é essencial para qualquer negócio ter sucesso. É ele que vai imprimir as ações e atuações no mercado que possibilitarão a melhor captação de clientes, o aumento de vendas e, consequentemente, dos lucros. É preciso lembrar sempre, que o mercado vive em constante mudança, o que pede análise ininterrupta, para predispor mudanças e antecipar-se a tendências. Conhecendo seu público e sua área, será mais fácil traçar o perfil do seu cliente e tomar decisões mais elaboradas quanto a suas metas, objetivos, ações de propaganda, divulgação, preços, logística, produtos, serviços e muito mais. Ou seja, é um método eficaz de promover as ações necessárias para a satisfação do seu cliente e o sucesso da sua empresa.
Não dá para se acomodar onde você estiver. Mesmo que bons resultados estejam surgindo, é preciso inovar nos seus produtos e serviços, bem como nos processos e métodos da sua empresa. Você deve sempre ouvir o mercado — muitas vezes até a concorrência — bem como atualizar quanto as novidades da sua área e até com as pesquisas. Isso vai aumentar a competitividade e deixar sua empresa muito mais forte.
Controle o desempenho
Um bom gestor precisa ter amplo controle do desempenho do seu negócio e dos seus colaboradores. A criação de indicadores e sua análise constante são essenciais para garantir uma excelente gestão. Faça reuniões com regularidade, ouça os líderes das equipes e os funcionários mais abaixo na escala. Todos são importantes e têm como contribuir. Contemple as áreas da forma mais holística possível e veja como isso vai contribuir para uma visão ampla do que está acontecendo em termos de desempenho.
Tenha métricas de todas as áreas, vendas, finanças, RH, estoque, clientes. Saiba quanto você vendeu, saiba seu ponto de equilíbrio, a inadimplência, sua relação de metas e quais estão sendo alcançadas e quais estão sendo superadas, reveja as metas, conheça seu giro de estoque e a satisfação dos seus clientes.
Não descuide das finanças
Todo negócio precisa ter lucro, não é verdade? E para isso é indispensável ficar de olho no fluxo de caixa. Tenha sempre um bom planejamento orçamentário e procure antecipar receitas e despesas. Essa é uma boa maneira de assegurar que você terá recursos disponíveis para os itens básicos como pagamentos de funcionários e fornecedores, e também, poderá mostrar o quanto você poderá investir em equipamentos, serviços, treinamentos, logística e muito mais.
Você pode ler mais sobre finanças nos posts do nosso blog: Tudo o que você precisa saber sobre fluxo de caixa e Redução de custos não é o bicho de sete cabeças. Confira estas 4 dicas!
Promova a qualidade de vida
Adotar ações que garantam o bem estar dos seus funcionários é fundamental para manter as equipes satisfeitas e a produtividade em alta. Além dos benefícios exigidos pela legislação, procure investir em conforto, áreas de convivência e até confraternizações esporádicas. Criar um local mais participativo e integrado pode ser primordial para deixar a motivação sempre do jeito que se espera.
Invista em responsabilidade social e ambiental
Esse é o momento. Mais do que nunca, toda empresa que demonstra responsabilidade ambiental e social tem um diferencial perante seus clientes. Incentive o uso controlado de energia elétrica, água e papel, bem como, o descarte consciente de lixo para reciclagem. Procure também ligar seu nome a ações sociais. Além de melhorar sua imagem, isso pode trazer diversas economias e proporcionar um marketing despretensioso, mas muito eficiente.
Esses são os passos essenciais para administrar uma empresa e ser bem sucedido. São atitudes muitas vezes simples, mas que farão a diferença e poderão conduzir você e seu empreendimento rumo ao sucesso. Adote-as e sinta a diferença! Gostou das dicas? Comente!
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